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Meeting: Dabeisitzen ist alles?

Guten Tag,

eine wahrlich provokante Aussage hat die Redakteurin des Züricher Tagesanzeigers Judith Wittwer gewählt, um ihren Artikel zu überschreiben: Dabeisitzen ist alles.

Tatsächlich scheint die Headline genau ins Schwarze zu treffen. Journalistin Wittwer interviewte mehrere Experten und Autoren aus Deutschland und der Schweiz: Buchautor Eugen W. Schmid, Professor Norbert Thom vom Institut für Organisation und Personal der Universität Bern und mich.

Denn in dem Buch „Meetings effizient und effektiv gestalten“ zeigen Kurt Schaffner und ich alle notwendigen Methoden und Techniken auf, um Meetings so zu gestalten, dass sie wirklich etwas bringen. Das Buch ist 2009 in der 2. Auflage erschienen.

Keine Alternative zu Meetings?

Die häufigsten Fehler: Meetings werden einberufen, auch wenn sich sinnvollere Alternativen für Meinungsaustausch, Absprachen und Beschlussfassungen anbieten. Teilnehmer werden zum Meeting eingeladen, die nur am Rande mit dem Thema zu tun haben. Unzählige Meetings fangen nicht pünktlich an, noch mehr überziehen das vorgesehene Ende.

Punkte mit niedriger Priorität werden ausufernd ausdiskutiert und sprengen die Zeitplanung. Der Leiter des Meetings wandert auf einem schmalen Grat: Man will ja keinen der Teilnehmer langweilen, aber auch keinem das Wort abschneiden…

Meetings: Effizienz und Effektivität steigern

Effizienz und Effektivität sind miteinander verwoben und verflochten. Ineffiziente Meetings rauben Energien, Zeit und Lust. Widerwillig trotten die Teilnehmer von Meeting zu Meeting, grummeln Kalauer wie „Wenn Du nicht mehr weiter weißt, gründe einen Arbeitskreis!“ und stellen im Vorbeigehen mit einem sorgenvollen Blick auf ihren eigenen Arbeitsplatz fest, wie sich dort die nach der Meeting-Serie bzw. nach Feierabend zu erledigende Arbeit türmt.

Seltene Fälle oder eher die Regel? Ein paar Zahlen, zusammengetragen aus verschiedenen Studien: Im Durchschnitt verbringt das untere und mittlere Management rund 30% seiner Arbeitszeit in Meetings, das Top-Management noch um einiges mehr. Mindestens 40% der Zeit, die Manager in Meetings verbringen, erachten diese selbst als überflüssig. 50% der Teilnehmer denken in Meetings an andere, beispielsweise private Dinge.

Kostentreiber Meeting

60% aller Mitarbeiter sind mit den Ergebnissen der Meetings unzufrieden. 70% aller Maßnahmen, die in Meetings beschlossen werden, werden nicht wie beschlossen umgesetzt. 80% aller Meetings dienen lediglich dem Austausch von Meinungen und Informationen. 90% aller Manager müssen die hier verbrannte Zeit „hinten anhängen“, um einen Teil ihrer Aufgaben noch zu erledigen – den anderen Teil müssen sie unerledigt lassen.

Nicht effiziente und uneffektive Besprechungen kosten Unternehmen mehrere Milliarden Euro jährlich.

Das Ziel unseres Arbeitens und damit wir hieran weiterhin Spaß haben ist doch, dass wir die richtigen Dinge tun, und diese dann richtig. Wir wollen effektiv und effizient handeln. Auf Meetings bezogen: Sie sollten sie nur dann einberufen, wenn es sinnvoll ist – und sie so gestalten, dass zügig Ergebnisse erreicht werden. Tipps dazu finden Sie in den unten genannten Quellen.

Mit gutem Gruß

Gunther Wolf

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Das Team um Diplom-Ökonom und Diplom-Psychologe Gunther Wolf erbringt hoch professionelle Beratungsleistungen für Vorstände und Geschäftsführer, für Aufsichtsräte und Inhaber. WOLF Managementberatung berät Unternehmensleitungen insbesondere bei der Einführung, Umsetzung und Aktualisierung von strategischen Systemen sowie der zugehörigen Instrumente.