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Lean Meeting: Besprechungen effizient und effektiv

Übermäßige Meetings schmälern die Wertschaffung und mindern die Produktivität. Oftmals rechtfertigen die Ergebnisse der Meetings den Zeitaufwand nicht. Im aktuellen HR-Magazin gibt Buchautor Gunther Wolf direkt umsetzbare Tipps für effiziente und effektive Besprechungen.

Die Ergebnisse aktueller Befragungen sind erschreckend: 88 Prozent aller Meetings enden ohne konkrete Vereinbarungen. Bei 73 Prozent aller Meetings sind die Teilnehmer nicht ausreichend vorbereitet. 65 Prozent der Meetings werden von den Teilnehmern als Zeitverschwendung bezeichnet.

Die Arbeit bleibt liegen

Meetings finden zu oft statt, sind zu lang und häufig zu unstrukturiert. Der gesamtwirtschaftliche Schaden durch Verschwendung von Arbeitszeit liegt in zweistelliger Milliardenhöhe.

Neben den Kosten ist die Zeit ein wichtiger Aspekt: Zeit, die für wichtige Projekte fehlt, für Führung der Mitarbeiter, für Absprachen mit Lieferanten oder für die Pflege der Kundenkontakte. Gunther Wolf hat mit dem Lean Meeting Konzept der Zeit- und Kostenverschwendung den Kampf angesagt: Lean Meetings zeichnen sich durch Effizienz und Effektivität aus.

Effektivitätsgewinn durch Lean Meetings

Dabei prüfen Führungskräfte zunächst die Effektivität: Ist ein Meeting das optimale Medium, um die anvisierten Ziele zu erreichen? Sollen die Teilnehmer lediglich informiert werden, könnte eine E-Mail eine weitaus sinnvolle Alternative darstellen.

Sind gar Konflikte zu erwarten, sollten besser Gespräche unter vier Augen geführt werden. Widerstände können mithilfe von Meetings üblicherweise nicht aufgelöst werden. Ganz im Gegenteil, denn das öffentliche Äußern einer konträren Meinung führt eher zu einer unnötigen Verhärtung der Position.

Vermeidung von Verschwendung

Ist die zu besprechende Fragestellung überhaupt ein Meeting wert? Wenn fünf mittlere Manager eine Stunde darüber beraten, ob eine Maschine angeschafft werden soll, die 500 Euro einspart, haben die Kosten für das Debattieren das Einsparpotenzial bereits aufgezehrt.

Gunther Wolf folgert konsequent: Wenn die Kosten für den Besprechungspunkt in keinem Verhältnis zu dem möglichen Nutzen stehen, sollten Führungskräfte sich die notwendigen Informationen besorgen und die Entscheidung selbst fällen.

Effizienz mit Lean Meetings fördern

„Jour fixe der ganzen Abteilung montags von 14 bis Uhr“ – solch regelmäßige Meetings eines festen Personenkreises laden in besonderem Maße zur Arbeitszeitverschwendung ein. Sie werden üblicherweise selbst dann abgehalten und im zeitlich vorgesehenen Rahmen durchgeführt, wenn es kaum etwas zu besprechen gibt. Oder das Thema gar nicht alle Anwesenden betrifft.

In Lean Meetings hingegen variiert der Leiter die anwesenden Teilnehmer je nach Thema und legt auch die vorgesehene Dauer der Besprechung jedes Mal neu fest. Hierfür ist eine solide Planung des Meetings erforderlich: Eine klare und jedem bekannte Agenda, Ziel und Zeitplanung zu jedem Tagungsordnungspunkt sowie ausreichende Vorab-Informationen für alle Teilnehmer.

Neue Wege gehen

Auch unkonventionelles Vorgehen kann ineffizienten Meetings neue Impulse geben. Gerade Selbstdarsteller räkeln sich gern auf ihrem bequemen Stuhl und unterhalten das ebenso weich sitzende Auditorium mit Anekdoten und Geschichten aus ihrem erfolgreichen Managerleben. Warum nicht auf die Stühle verzichten und im Stehen tagen?

Rund 20 weitere Tipps zu Lean Meetings finden Sie in dem Beitrag von Gunther Wolf im aktuellen HR-Magazin: Meetings effizient leiten.


Buchtipp

Gunther Wolf: Meetings effizient und effektiv gestalten – Einfache Methoden, Techniken und Checklisten für ergebnisreiche Besprechungen mit Spaß am Erfolg. Hamburg: Dashöfer Verlag.

» Beim Verlag bestellen: Meetings effizient und effektiv gestalten [hier auch als e-book erhältlich!]

WOLF Managementberatung | Management Summary
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Bezeichnung
Besprechungen effizient und effektiv

Das Team um Diplom-Ökonom und Diplom-Psychologe Gunther Wolf erbringt hoch professionelle Beratungsleistungen für Vorstände und Geschäftsführer, für Aufsichtsräte und Inhaber. WOLF Managementberatung berät Unternehmensleitungen insbesondere bei der Einführung, Umsetzung und Aktualisierung von strategischen Systemen sowie der zugehörigen Instrumente.